機密文書の処理は専門業者にお任せ【情報の漏洩を未然に回避】

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機密性の高い文書の管理

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気を付けるべきこと

企業を運営する中で、そこには機密性の高い内容が存在します。その事柄に関して記述される文書の殆どが機密文書として厳重に保管されています。機密性の高い文書は、保管期限やその扱いについて、簡単には見極められない一面があります。一般の文書であれば、保管期限を設けて、期日が過ぎれば廃棄処理されることになります。ところが、機密文書に関しては明確に保管期限が決められていない場合が多いと言います。不要と思われた機密文書を廃棄した後で困ることを考えて、念のために取っておこうということになるのでしょう。ただ、このような状態で機密文書が増えていけば、収集が付かないことになります。機密文書と言えども、保管の必要がなくなったら、速やかに廃棄処理するべきです。廃棄の判断が分かれるのであれば、データとして保管し、ロックを掛けておく手があります。紙ベースの文書の管理は、なるべくスリム化した方が煩雑にならずに済みます。そして、その際に考えなくてはならないことが、文書の処理方法です。不要となった文書であっても、そこに機密性が残っていることが多々あります。慎重に廃棄処理するためには、文書廃棄の専門業者に委託することが最善と言えます。文書処理の専門業者に任せれば、情報が外に漏れることはありません。文書引き取りの際に箱詰めして封印し、速やかに溶解処理に送ってくれます。このスピーディーな仕事により、情報の漏洩を防いでいるのです。

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